Olá a todos, espero que se encontrem bem 

Hoje vamos falar da importância de um Business Case nos projetos, explicar o que é, quais as suas vantagens e ilustrar que informação deve conter. Prontos? Vamos lá!

O que é

O grande propósito de um Business Case (BC) é justificar a realização de um projeto. É muitas vezes apresentado como um documento formal, mas também pode por exemplo ser um ficheiro de excel ou uma apresentação. A ideia basilar é que um BC deve conter pelo menos informação sobre qual o custo-benefício do projeto em causa. Com essa informação é possível definir qual o ROI (Return of Investment) que o projeto apresenta, para que seja mais simples aos decisores da empresa tomar decisões informadas. Isto é especialmente útil quando existe uma enorme quantidade de projetos que têm que ser realizados mas os recursos disponíveis são escassos. Com um BC para cada um dos projetos, a empresa pode decidir a sua prioridade (por exemplo de acordo com o seu ROI).

Quais as vantagens em realizar um BC

Já fui adiantando acima algumas das vantagens na realização de um BC, mas deixo-vos abaixo mais algumas:

1. Alinhamento do projeto com a estratégia - Para além de um BC apresentar informação financeira de um projeto, deve também descrever sumariamente qual o seu alinhamento com a estratégia da empresa. A ideia é que não sejam realizados projetos que não partilhem a visão estratégica da empresa. Por exemplo, se a estratégia para o ano atual é investir fortemente em qualidade de serviço, as equipas de projeto devem maximizar o número de projetos que permitam o aumento de qualidade de serviço em detrimento de outros que não o façam.

2. Trazer rigor à forma como a empresa investe o seu dinheiro - Na grande maioria das empresas os recursos são muito escassos (seja financeiros seja a nível de pessoas). A forma como a empresa aplica os seus recursos é vital nos dias que correm, sob pena de ficar para trás em relação à sua concorrência. Assim, com a realização de BC´s para todos os projetos, é possível determinar quais deles têm maior potencial, ou seja, os que trazem maior ROI. Como em qualquer investimento, a empresa aplica capital com a expectativa de obter benefícios futuros, mas em muitas empresas são realizados projetos sem existir qualquer tipo de informação sobre qual o seu benefício. É como se estivesses a investir num ativo financeiro mas não soubesses sequer qual o seu possível retorno. É estar a confiar na sorte (tipo casino), e todos sabem que o casino ganha sempre não é? Não arrisques, faz BC´s para os teus projetos.

3. Trazer profisisonalismo à forma como se aprovam projetos - A elaboração de um BC permite que a seleção e prioritização dos projetos seja mais profissional, isto é, tomada com base em dados e expectativas de ganhos futuros. Espera-se também que um BC seja revisto por vários decisores, o que permitirá em teoria tomar uma decisão mais acertada, descartando por exemplo projetos que não estejam alinhados com a estratégia ou que não tragam ROI apetecível.

4. Tornar o Sponsor do projeto responsável - O Sponsor de um projeto deve ser responsável por este. Essa responsabilidade deve na minha opinião ser sempre partilhada entre o Gestor de Projeto e Sponsor, contudo cabe a este último garantir que o projeto entrega os benefícios definidos no BC. Dito de uma forma simples, o BC define que o Sponsor está a pedir à empresa um investimento de X€ para obter Y€ (caso os benefícios sejam monetários). Este tipo de atribuição de responsabilidade permite também um maior comprometimento do Sponsor para o projeto, já que este sabe que vão existir KPI´s para medir se o projeto está ou não a entregar o benefício prometido.

5. Permite definir um budget que pode ser seguido e monitorizado - Um BC aprovado definirá qual o budget para o projeto (baseline). A partir desse momento, é possível definir se o progresso do projeto está a ir de encontro com o planeado. Ferramentas como por exemplo o Microsoft Project permitem fazer este tipo de controlo a nível financeiro. Caso existam desvios, o Gestor de Projeto e o Sponsor devem tomar medidas corretivas para que o projeto entre de novo nos eixos.

Que informação deve conter

Um BC pode conter vários formatos. Alguma da informação que deve constar é a seguinte:

• Descrição do projeto e o porquê da sua realização;
• Alinhamento do projeto com a estratégia da empresa;
• Quais os benefícios que se pretendem atingir (por exemplo redução de uma pessoa);
• Informação sobre custos, quer de investimento (CAPEX), quer de operação (OPEX);
• Informação com indicadores macro do BC (ROI, Período de Payback, Cashflow).

Os indicadores macro do BC permitirão ter uma ideia se o projeto será ou não rentável. Quanto maior o ROI e menor o período de payback melhor, já que o projeto vai rapidamente trazer resultados, pagando o seu investimento. Prometo aprofundar melhor estes indicadores num post mais à frente, portanto fica por aí!

Por hoje é tudo, até à próxima