Olá a todos!

Hoje escrevo-vos em circunstâncias especiais. Não querendo ser mauzinho para todos os que estão a trabalhar, eu encontro-me neste exato momento de férias . Para quem se encontra na mesma situação que eu, boas férias!! Para quem ainda está a trabalhar, coragem, aposto que a vossa vez vai chegar rápido.

Como considero as férias uma excelente oportunidade para conseguir pôr em dia coisas que não consigo durante o resto do ano, investi boa parte do meu tempo a ler algumas coisas interessantes. Um dos temas que me interessou, foi como a grande maioria dos projetos hoje em dia tende a ter um pouco de caos durante o seu ciclo de vida. Em grande parte isto acontece porque as próprias organizações também vivem num estado de caos controlado. Em pleno século XXI, as empresas têm que se reeinventar continuamente se querem continuar a ganhar relevância. Não basta fazer o que sempre se fez, a concorrência é feroz e existem fatores exógenos que a empresa não controla e que podem mudar por completo os seus modelos de negócio.

Um ambiente onde existe caos é portanto um ambiente complexo e não linear. Isto significa que se por exemplo aplicares uma mesma ação para uma mesma situação, mas em momentos diferentes, muito provavelmente vais obter resultados diferentes. Como se gere então um projeto nestas circustâncias? Estamos a falar de um projeto onde a mudança é constante, onde os planos de projeto têm que ser constantemente alterados, onde existem diversos stakeholders com diferentes interesses e onde é quase impossível prever o que vai acontecer ao alterarem duas ou mais variáveis no projeto.

Abaixo coloco-te 6 formas de lidares com projetos deste género. Espero que te sejam úteis.

1) Divisão por fases

Uma divisão do projeto em pequenas fases poderá ser uma grande arma contra o caos. A ideia é que exista uma divisão lógica entre pequenas fases, que podem ser por exemplo tão curtas como uma semana. Quer-se com isto manter o caos controlado, ou seja, imagina que estás na fase 1 e existe um evento que provoca uma crise no projeto. Deves resolver de imediato o problema e apenas avançar para a fase seguinte quando este estiver resolvido. Com esta técnica evitas um efeito bola de neve, onde as coisas se vão descontrolando pouco a pouco até chegar a uma fase de descontrolo total onde já não existe hipótese de controlar o projeto.

2) Tornar o WBS independente

Planeia o teu projeto de forma o mais independente possível, isto é, evita ao máximo dependências entre work packages. A ideia aqui é dividir o trabalho em componentes lógicas, impedindo que caso uma delas falhe, afete o restante projeto. Esta lógica é muito semelhante ao que vemos na construção de um grande navio. Caso se dê um evento inesperado e alguma das zonas do navio inunde, a construção está feita para que essa zona possa ser isolada de todas as outras, impedindo assim que o navio se afunde.

3) Prevenir a não-linearidade através do controlo

Este ponto está muito relacionado com o primeiro. Deves controlar o projeto o máximo possível, com intervalos curtos de feedback. Organiza reuniões semanais, corrige o curso do projeto ao mínimo desvio e toma ações corretivas. Para tarefas ou entregáveis com alguma complexidade, realiza pilotos ou protótipos (se possível) para obteres feedback rapidamente.

4) Prevenir fatores externos através de parcerias

Tenta identificar quem são os stakeholders chave no teu projeto, e garante parcerias com todos eles. Deves fazê-lo o mais cedo possível, e sempre com foco nos seus interesses e não nos teus. Sempre que existam dificuldades de comunicação entre departamentos, assegura que consegues realizar essa ligação, ou encontra um "intérprete" que o consiga por ti.

5) Investe num canal de comunicação aberto e rápido

Cria um canal de comunicação rápido e eficaz, e testa-o constantemente. A ideia aqui é fugir do típico email e comunicar cara a cara ou através de ferramentas de comunicação em tempo real. A chave aqui é testares continuamente o teu canal de comunicação, e realizares os ajustes necessários para o melhorares. Para conseguires colher mais benefícios, deves garantir que toda a equipa utiliza o mesmo canal.

6) Suporta os objetivos do projeto com incentivos

Comunica a todos os stakeholders quais os resultados que se esperam do projeto, e se o conseguires realizar, cria incentivos para quem os consiga alcançar. Os bons hábitos devem sempre ser reconhecidos e recompensados, para que todos os restantes se sintam tentados a realizá-los.

Em jeito de conclusão, o importante é estares constantemente a medir para onde te estás a dirigir, e corrigir imediatamente caso o projeto não vá na direção que pretendes. Um bom acompanhamento de um projeto pode fazer a diferença entre um fracasso e um sucesso.

Por hoje é tudo, até à próxima