Recentemente li sobre um indicador cuja principal função é avaliar o estado de saúde de um projeto. Ao início confesso que me pareceu um pouco disparatado, até porque um projeto normalmente é algo muito complexo, que não pode ser medido por um único número. Acontece que após interiorizar o conceito do indicador, pareceu-me até muito lógico, já que utiliza um conjunto de boas práticas que deveriam ser sempre replicadas em todos os projetos, mas que infelizmente falham em muitas organizações.

O nome original do indicador é "Probability of Sucess Indicator" ou PSI. Este pode ser medido em qualquer fase do projeto, sendo que, se for efetuada uma medição na fase inicial do projeto, pode ser utilizado como uma checklist de boas práticas a executar. É também muito útil para aferir se o projeto deve ou não arrancar nos moldes atuais em que se encontra.
Já uma medição a meio do projeto vai dar-te uma ideia da sua viabilidade e da probabilidade de ser concluído com sucesso. Da mesma forma que um médico efetua um diagnóstico quando recebe um paciente, também este indicador servirá para medir o estado de saúde de um projeto.

Como é então medido o PSI? Abaixo indico-te os critérios a avaliar e qual o resultado máximo que pode resultar de cada um deles.

1. O objetivo do projeto está bem definido ou ainda existem pontos a alinhar? Todos os requisitos estão fechados? (Resultado máximo: 20)
2. Existe uma lista de tarefas que devem ser realizadas para que o projeto atinja o seu objetivo? Esta lista de tarefas está repartida com um detalhe de 1-5 dias de duração? Caso apenas tenhas tarefas macro, por exemplo com 10 dias cada, significa que não tens detalhe suficiente. (Resultado máximo: 20)
3. Existe um líder do projeto? Alguém que impulsione o trabalho para a frente e que desbloqueie problemas? É uma pessoa que está presente no dia a dia? (Resultado máximo: 10)
4. Existem pessoas alocadas a cada uma das tarefas atribuídas no ponto 2? Essas pessoas têm disponibilidade para o projeto? (Resultado máximo: 10)
5. O plano tem uma reserva de contingência? (Resultado máximo: 5)
6. Existe uma análise de risco efetuada? Para os riscos mais críticos existem ações específicas para lidar com eles? Se sim, essas ações fazem parte das tarefas referidas no ponto 2? (Resultado máximo: 5)
7. O gestor de projeto tem um estilo de liderança flexível, alterável consoante as circunstâncias? Ter um estilo de maior micro-gestão quando necessário e mais macro-gestão noutras situações? (Resultado máximo: 10)
8. O projeto é monitorizado numa base regular? Caso não exista qualquer monitorização, assume o score 0. Se por outro lado existe uma monitorização todos os dias assume 10. (Resultado máximo: 10)
9. Existe um status report semanal atualizado do projeto? (Resultado máximo: 10)

O score máximo que um projeto pode ter é de 100.

Com tantas pontuações, percebo que possas estar a achar tudo isto muito complexo, mas na realidade é algo que se faz com relativa facilidade.

Abaixo vou-te dar uma pequena explicação de como deverás proceder ao scoring de cada um dos critérios que te mostrei acima.

1. O objetivo do teu projeto deve sempre estar o mais bem definido possível. Um bom teste é perguntares a vários stakeholders (um de cada vez) qual o objetivo e requisitos do projeto. Se obtiveres respostas iguais significa que o objetivo está bastante claro entre todos eles. Se as respostas forem muito diferentes, tens um problema para resolver. Nota que apenas deves colocar um score de 20 quando o projeto está concluído, até lá não tens como saber se o objetivo/requisitos podem ser alterados. Numa fase inicial, um projeto onde o objetivo ainda não está totalmente definido terá sempre um score baixo. Caso o objetivo já esteja bem claro, mas ainda necessite de validação/aprovação de um ou mais stakeholders terá um score intermédio. Deves escolher um score entre 0 e 20.

2. Este critério avalia se já tens ou não uma lista completa de tarefas a realizar (WBS). Caso apenas tenhas um WBS de alto nível, com pouco detalhe, deverias atribuir um 2 ou um 3. Tal como no ponto 1, apenas podes atribuir 20 quando o projeto estiver concluído. Caso o teu score no ponto 1 tenha sido baixo, então este também terá de ser baixo, já que é impossível teres uma lista de tarefas detalhada quando ainda não tens o objetivo/requisitos definidos. Deves escolher um score entre 0 e 20.

3. Se o projeto tem um líder, deves atribuir 10, caso contrário deves atribuir 0.

4. Se não tens pessoas definidas para as atividades, ou se as pessoas não estão disponíveis deves atribuir um score de 0 ou um número baixo. Tem sempre em consideração que este critério deve seguir o critério 2. Por exemplo, se obtiveste 14/20 no critério 2, neste critério deverias obter 7/10. Deves escolher um score entre 0 e 10.

5. Quanto mais contingência tens, maior o score. Deves escolher um score entre 0 e 5.

6. Os riscos do teu projeto estão identificados e existem tarefas criadas para os reduzir? Caso não tenhas riscos identificados o score deve ser 0. Caso tenhas riscos identificados, mas as ações de mitigação não serem suficientes para diminuir a sua probabilidade ou impacto (projeto de alto risco), então deves ter um score baixo. Se for um projeto de baixo risco então podes atribuir um score alto. Deves escolher um score entre 0 e 5.

7. Escolhe um número entre 0 e 10, consoante a facilidade com que o gestor consegue alterar o seu estilo de liderança de acordo com as circunstâncias.

8. Escolhe um número de 0 a 10, consoante a regularidade com que o gestor de projeto monitoriza o seu plano de projeto. Se o plano é abandonado a partir do momento em que o projeto arranca, deves atribuir um score de 0.

9. Escolhe um número de 0 a 10, consoante a regularidade de status reports que são efetuados. Se existem status reports semanais ou bi-semanais deves atribuir um score de 10.

Como deves interpretar o teu PSI?

Já deves ter percebido, mas sem um objetivo claro todos os critérios abaixo se vão desmoronar. Se não tiveres objetivo (1), dificilmente terás uma lista de tarefas clara (2), logo teres um líder no projeto (3) também não te vai ajudar. De igual forma não conseguirás garantir recursos para as tuas tarefas (4), já que não sabes o que vais fazer. Contingência (5) e risco (6) têm pouco valor num projeto sem rumo, e não vais ter qualquer monitorização (8) ao teu plano se não tens tarefas. Deves portanto prestar especial atenção à definição do objetivo/requisitos e garantir alinhamento deste entre todos os stakeholders.

Se o teu projeto estiver corretamente planeado, o PSI deverá subir ao longo do seu ciclo de vida, contudo também pode acontecer o contrário. Imagina que durante a fase de execução do teu projeto perdes um recurso chave para um projeto concorrente. Caso isso aconteça o teu PSI vai baixar devido ao critério 4.

Normalmente uma pontuação de 60 no início do projeto pode ser normal. Isto significa por exemplo que ainda não definiste bem o teu objetivo ou as tuas tarefas. Ao longo do projeto deverá passar a marca dos 60 e manter-se acima.

Para identificares onde o teu projeto poderá estar a falhar procura pelos critérios com pontuações mais baixas e rapidamente te vais aperceber de onde estão os principais problemas. Como resolver portanto um projeto que está em maus lençóis? Normalmente, algumas das ações que podes realizar no imediato são:

1. Definir muito bem qual o objetivo do projeto, e quais os seus requisitos. Num projeto que está a passar dificuldades é comum existirem falhas no objetivo/requisitos.

2. Com o objetivo e os requisitos bem definidos, constrói em conjunto com a equipa uma lista de tarefas a executar. Cada uma das tarefas deve ter pelo menos um responsável. Deves ao máximo tentar garantir a presença dos responsáveis, mesmo que tenham trabalho em projetos concorrentes.

3. Cria um plano de riscos e define respostas. Adiciona contingência ao teu projeto.

4. Com um plano de projeto desenvolvido, o próximo passo é alinhar as expectativas de todos os stakeholders com o novo plano. Esta tarefa será eventualmente a mais difícil, mas só desta forma podes começar a fazer um seguimento e monitorização do projeto e consequentemente a ires na direção correta.

Por hoje é tudo, espero que tenhas gostado. Uma boa páscoa