Ah, a procrastinação. A grande maioria de nós é mestre nesta arte de simplesmente empurrar tarefas que nos aborrecem para um momento futuro. Creio que falo por 99% das pessoas, quando digo que fazer tarefas difíceis é chato! Tenho a certeza que não estou sozinho quando me recordo daquelas tardes na minha adolescência, em que perante um exame no horizonte, limpar o quarto era subitamente mais importante e relevante que passar horas a estudar. Da mesma forma, comer um gelado com bolo de chocolate também é sempre mais saboroso que comer uma salada, ou assistir a uma série, é 10 vezes mais tentador que trabalhar em projetos. A realidade, é que a grande maioria de nós sabe perfeitamente o que é melhor para a nossa pessoa, mas acaba por sucumbir ao prazer imediato da gratificação instantânea. A gratificação instantânea é algo que podemos saborear no momento, sem considerar sequer os benefícios que poderíamos ter no longo prazo se estivéssemos a fazer algo mais útil. Enquanto seres humanos, estamos constantemente a ser alvo de tentações, que acabam por nos desviar das tarefas mais importantes. Se pensares comigo, vais chegar à conclusão que tarefas que te provocam gratificação instantânea, raramente são boas no longo prazo, e vice-versa, tarefas que são desconfortáveis e difíceis no presente podem trazer-te benefícios futuros enormes. Senão vê, podes optar por fazer desporto agora e ter ganhos futuros ou ficar no sofá a ver uma série, obter prazer imediato disso, mas não teres qualquer benefício futuro. Podes optar por fazer uma alimentação saudável agora, ou comer uma caixa de donuts. Podes optar por ir trabalhar num projeto pessoal ou ficar 2h nas redes sociais. Qual achas que é a melhor opção no longo prazo? E qual achas que te vai dar mais prazer no imediato?

Garantir que completas as tarefas difíceis não é uma tarefa fácil. Esse é um problema que necessita de solução. Como não sucumbir à procrastinação? Partilho algumas técnicas que podes começar a utilizar já hoje.

Focar nos primeiros 10 minutos

Parece algo irrelevante, mas esta é talvez a melhor forma de começar a fazer uma tarefa difícil. Foca-te nos primeiros 10 minutos, foca-te em apenas começar. Se tens que te levantar cedo, começa por te sentar na cama e colocar os pés no chão, se tens que ir correr, começa por calçar os ténis, se tens que estudar e te preparar para um exame, começa por algo mais fácil que anteceda o estudo, como por exemplo fazer um chá ou um café. O segredo é não pensar muito, e começar a tarefa. Se fores como eu, ao fim de 10 minutos já estás tão embrenhado que vais continuar durante mais tempo. Garante também que os teus níveis de energia estão elevados quando fores tratar das tarefas mais difíceis. Se tens energia pela manhã, aproveita este período para tratar das tarefas mais complexas, se tens mais energia pela noite dentro, então trabalha de noite. Não existe uma regra de ouro e as pessoas são diferentes. Adapta à tua rotina.

Fazer uma lista de tarefas a fazer

Pode parecer cliché, mas fazer uma lista de tarefas a realizar ainda é um método muito eficaz para garantires trabalho feito. As tarefas dessa lista devem também ser alvo de uma definição de prioridades. Como falámos acima, deves selecionar o trabalho mais complexo para quando tens mais energia, logo esse tipo de tarefas deve-te aparecer como máxima prioridade no período em que tens mais produtividade. Se por exemplo és uma pessoa que demora o seu tempo a iniciar o dia, começa por tarefas mais simples e vai subindo de dificuldade ao longo da manhã. Claro que nem sempre se pode atribuir prioridades com base na complexidade da tarefa, poderão existir tarefas simples que têm que acontecer primeiro, pois por algum motivo têm mais urgência. É nessas prioridades que tens que refletir e trabalhar todos os dias. Podes fazê-lo logo pela manhã, ou em alternativa, no dia anterior antes de encerrar o dia de trabalho. Faz disso um hábito. Se não gostas muito de listas, podes fazer o mesmo e refletir as tarefas no teu calendário/agenda, consoante os espaços disponíveis que tenhas. Dessa forma vais conseguir adequar o esforço das tarefas à disponibilidade diária de que dispões.

Trabalhar por intervalos e incluir pausas

Esta é uma técnica utilizada por milhares de pessoas pelo mundo fora. Está mais que provado que se torna extremamente difícil manter o foco durante horas seguidas. Apenas uma percentagem diminuta de pessoas consegue estar concentrada e focada durante um dia inteiro. O nosso cérebro tende a ficar cansado com o passar do tempo, e necessita de intervalos regulares para poder ir descansando. É por isso que muitas pessoas utilizam a técnica do pomodoro (vê o meu post sobre isto aqui). Basicamente consiste em incorporar intervalos de trabalho com pequenas pausas. Por exemplo, trabalhar de forma muito focada durante 25m e descansar 5m. Ou trabalhar por 50m e descansar 10m. O intervalo de tempo pode ser diferente de pessoa para pessoa. Alguns dão-se bem com intervalos curtos, enquanto outros dizem que preferem trabalhar mais tempo. A escolha é inteiramente tua. A parte importante é que deves ter rigor no processo, se estás num período focado, ignora tudo o resto para além da tarefa que tens em mãos. Cumpre também de forma rigorosa os intervalos, se por exemplo definiste 5m para descansar, não estejas 10m. Não existe necessidade de nos enganarmos a nós próprios.

Photo by Magnet.me on Unsplash

Eliminar as distrações e controlar o meio ambiente

A grande maioria das distrações vem do meio ambiente, quer estejas presencialmente no escritório, quer estejas em teletrabalho. Se estás no escritório, vais ter barulho de fundo, pessoas que querem falar contigo, telefones a tocar, etc. Se estás em teletrabalho, podes por exemplo ter uma televisão ligada, um telemóvel que dispara notificações a toda a hora, filhos a exigir atenção, etc. É muito importante fazer um esforço para bloquear estas distrações durante alguns períodos do teu dia, principalmente aqueles que eleges para fazer "trabalho pesado". O nosso dia pode ter vários tipos de tarefas, desde reuniões, tarefas administrativas, responder a emails, mas também terá com certeza aquelas tarefas em que necessitas de te sentar e pensar. Algumas tarefas, pela exigência intelectual que envolvem, necessitam de ser executadas num ambiente mais controlado. No escritório isso pode envolver por exemplo, fugir para uma sala mais sossegada, ou para uma zona de "não perturbar". Caso não tenhas essa possibilidade, espalha a palavra e diz aos teus colegas que durante uma determinada altura do teu dia não vais estar disponível. Podes por exemplo definir das 9h às 10h como a hora em que estás indisponível para o mundo. Se explicares os motivos pelo qual o fazes, a probabilidade é que os teus colegas respeitem esse teu momento de foco. Claro que deves também durante essa hora desligar o email e o software de mensagens instantâneas. O mundo não vai parar se não responderes a algo durante uma hora ou duas :).

Já em casa, as distrações vão materializar-se sob a forma de televisão, telemóvel, internet, crianças, etc. Tudo o que tenha que ver com estímulos externos resultantes de TV e telemóvel têm uma resolução bem rápida, desliga tudo! Não ligues a TV, e durante os períodos de foco máximo coloca o teu telemóvel em modo avião (ou então esconde o telemóvel algures numa gaveta, noutra divisão diferente da que estás). As notificações que recebes durante o dia são uma das maiores causas de distrações, portanto deves eliminar o mal pela raiz. Com crianças é bem mais difícil, mas se já tiverem uma idade mais avançada, podes optar por ter uma conversa onde defines com eles um horário onde não podes ser interrompido(a). A outra opção é guardar as tarefas mais exigentes para horas em que estejam a dormir, como por exemplo muito cedo, ou em alternativa, durante a noite.

Definir metas e deadlines

Definir objetivos com prazos e metas é um grande incentivo à ação. Quando as tuas tarefas não têm uma data definida, podem prolongar-se durante muito tempo, mas quando isso não acontece, e defines deadlines ou datas limite para as executar, magicamente vais dar por ti a dar o máximo para as cumprires. Isto é ainda mais eficaz se tornares públicas as tuas datas, por exemplo, comprometendo-te com uma ou mais pessoas em como no dia x vais ter a tarefa terminada. Até fazeres este exercício, as tarefas assumem uma importância relativa, e caso escolhas por exemplo passar a tarde a ver TV ao invés de te focares na tarefa importante que tens em mãos, nada vai acontecer, não vais sentir o impacto dessa decisão. Se pelo contrário, tiveres definido que até final do dia tens que ter a tarefa terminada, certamente não vais passar a tarde a ver TV. É como quando de repente sabes que não dá para adiar mais, como quando se tem um exame no dia seguinte, e sabes que vais ter mesmo que estudar e não podes deixar para mais tarde.

Atribuir recompensas

Uma forma de te motivares a realizar uma tarefa que não queres fazer, é atribuíres a ti próprio uma recompensa. Definir que apenas podes fazer algo que gostas e que te dá prazer, depois de realizares aquela tarefa que não te apetece mesmo nada iniciar, é uma excelente forma de ganhares motivação. Por exemplo, se adoras ver séries no Netflix, podes por exemplo definir que após 3h ou 4h de trabalho, podes ver um episódio daquela série que estás a acompanhar e que te deixa completamente agarrado ao ecrã. Outro exemplo, se adoras aquele iogurte com pepitas de chocolate, então define que só o podes comer depois de ires treinar e de queimares por exemplo 300 calorias. As recompensas são amplamente utilizadas em ambientes empresariais, normalmente sob a forma de prémios de desempenho. Porque não utilizar o mesmo princípio para as tuas próprias tarefas? Garanto que funciona às mil maravilhas :).

E é tudo, creio que com as técnicas que te falei acima, poderás tentar fazer face à procrastinação. Nos dias de hoje a quantidade de "tentações" e distrações que se apresentam a toda a hora, pode ter como consequência a incapacidade de fazer "trabalho a sério". Deves fazer uso de técnicas que funcionam e que te permitem de alguma forma recuperar o controlo da tua produtividade. Começa já hoje!