Quem não gostaria de ser mais produtivo? Ao longo da minha carreira, fui falando com inúmeros profissionais, cada um(a) especial à sua maneira. Uma característica que a grande maioria destes profissionais ambicionava era ser mais produtivo. Parece que grande parte de nós quer fazer mais e extrair o máximo possível das 24h que o dia contém. Existem algumas pessoas (poucas), que têm uma capacidade de se manterem concentradas durante longos períodos de tempo. É comum este tipo de pessoas conseguirem manter o foco durante horas a fio, com pouco desvio de atenção. Esse tipo de pessoas é extremamente raro, já que a grande maioria de nós, recai em dois cenários. Primeiro cenário, os nossos níveis de foco e atenção vão decrescendo ao longo do dia. Começam altos e vão baixando, como se de uma bateria de telemóvel se tratasse. Segundo cenário, existem oscilações muito grandes entre um estado de foco e estado de descanso. Alguém que está neste estágio, pode por exemplo trabalhar durante 10 minutos mas depois fazer uma pausa de 20 minutos. Estes são perfis mais inconstantes.

Pessoalmente, tenho dias em que sou bastante constante. Se estiver a fazer uma tarefa que me atraia consigo estar largas horas concentrado, mas normalmente, enquadro-me mais no primeiro cenário, ou seja, de manhã tenho sempre muita energia, e ao longo do dia esta vai decrescendo aos poucos e poucos. É comum deixar tudo o que são tarefas difíceis ou decisões complicadas para o período da manhã. De tarde prefiro outro tipo de tarefas, menos pesadas a nível intelectual.

Se somos tão inconstantes, então como tentar manter o foco durante o maior número de horas possível? Hoje quero falar-vos de uma técnica que utilizo inúmeras vezes, sempre que quero aumentar a minha produtividade, a técnica Pomodoro.

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Se fizeres uma pesquisa por pomodoro, vais encontrar muitas imagens de um tomate, e isso tem uma explicação. O grande significado do tomate, deve-se ao facto de a pessoa que criou esta técnica se ter inspirado num relógio de cozinha (daqueles que permitem cronometrar o tempo de cozedura e afins). Como funciona então tudo isto?

1. Ajustar um cronómetro para 25m;

2. Iniciar uma tarefa durante esses 25m. Caso surja alguma interrupção, tomar nota e continuar com a tarefa escolhida;

3. Após terminar o ponto 2, tomar nota do número de blocos de 25m já consumidos. Caso seja inferior a 4, fazer uma pausa de 5m (também cronometrada) e voltar ao ponto 1. Caso o número de blocos seja igual a 4, fazer um intervalo maior, por exemplo 15m, e reiniciar número de blocos para 0. Na prática, a cada 2h, deves fazer um intervalo maior.

Qual é então o grande objetivo de trabalhar desta forma? Em primeiro lugar, permite manter o foco em apenas uma tarefa. Os seres humanos são péssimos no multitasking, portanto tenta evitá-lo ao máximo, foca-te numa tarefa de cada vez. Caso sejas interrompido(a) durante os 25m, pede desculpa, diz que estás ocupado(a), toma nota para que possas voltar a falar com essa pessoa mais tarde, e continua a tarefa que tens em mãos. Podes depois aproveitar um ciclo de trabalho de 25m para dar seguimento a todos os pontos que foste apontando nas notas.

Outra grande vantagem do pomodoro, é que acabamos sempre por ver um intervalo à espreita, ou seja, só temos que nos focar 25m para depois ter uma pequena pausa (recompensa). Comigo funciona muito bem, sei que tenho que me concentrar e evito ao máximo as distrações, porque sei que após os 25m posso descansar um pouco. Existem muitas pessoas que não se dão bem com o intervalo de 25m, e adaptam-no consoante as suas necessidades. Muitos profissionais optam por exemplo por 50m de trabalho e 10m de descanso. Outros preferem trabalhar de forma ininterrupta durante 2h e descansar 15m ou 30m. Não existe uma fórmula mágica, cada um pode utilizar o intervalo de tempo que mais lhe compense. Por vezes os 25m podem parecer muito pouco tempo, e acabarem por passar a correr, mas, em outros dias, podem parecer uma eternidade. Diria que se estás num dia difícil, daqueles em que só te apetece procrastinar, opta por intervalos mais pequenos para ganhares tração. Se por outro lado, estás num dia em que a tua energia está em níveis altos, então aumenta o intervalo de trabalho para 50m por exemplo.

Por experiência própria, digo que os intervalos de tempo podem variar de dia para dia, mas continuo a ser fã do intervalo tradicional de 25m de trabalho e 5m de descanso, nem que seja para me obrigar a levantar da cadeira e caminhar. No geral sou fã desta forma de trabalhar, e posso dizer com toda a certeza que aumentou em muito a minha produtividade.

E tu, já conhecias esta técnica, e se sim, utilizas no teu dia-a-dia? Qual o intervalo de tempo que utilizas?