Há uns meses atrás, escrevi sobre se o futuro poderia passar por equipas cada vez mais remotas (vê aqui). Ao dia de hoje, ainda não tenho a resposta, mas creio que assim que for possível, a esmagadora maioria das empresas vai querer voltar aos velhos hábitos. Creio que durante o que resta deste ano de 2021, vamos ver progressivamente um regresso aos escritórios. Numa primeira fase de forma faseada, mas em fases seguintes, a tendência em Portugal deverá ser todos regressarem (o que é uma pena). Esta pandemia mostrou que é possível exercer funções de igual ou melhor forma, mesmo estando em casa (para alguns tipos de empregos), pelo que uma solução híbrida poderia ser a forma mais lógica de encarar o futuro. Por exemplo, ir ao escritório 2 dias e estar 3 em casa seria um compromisso que acredito que iria agradar a uma enorme franja da população.

Contudo, e porque o tema deste artigo não é divagar sobre se vamos ou não continuar com modelos híbridos, por enquanto continuamos em teletrabalho, e portanto, hoje escrevo sobre alguns bons princípios que devem governar uma excelente equipa remota. A realidade, é que muitas equipas pelo mundo fora já trabalham todo o ano de uma forma distribuída. Afinal, o mundo é cada vez mais global, e temos de colaborar com equipas que estão no estrangeiro, por vezes, em fusos horários bem diferentes. Tudo isso faz com que aos dias de hoje, seja cada vez mais importante colaborar de forma remota e virtual. Partilho alguns princípios que na minha opinião são uma mais valia na gestão deste tipo de equipas.

Cultura construída em cima de fundações como a confiança e respeito

Não há volta a dar, é necessário existir uma boa relação de confiança e respeito entre todos os membros da equipa. Numa situação em que as pessoas não estão fisicamente juntas todos os dias, é fundamental confiarmos no trabalho que está a ser executado pelos outros, principalmente se fores a chefia da equipa. Todos conhecemos o ditado, "longe da vista, longe do coração", mas não tem que ser assim. O líder da equipa deve evitar ao máximo a micro-gestão, e deve dar autonomia à sua equipa (já abordaremos este tema em mais detalhe num dos princípios abaixo). A confiança e o respeito ajudam a que tudo o resto corra de uma forma mais fluída. Se as pessoas tiverem confiança umas nas outras, vão ter mais facilidade em partilhar ou exprimir a sua opinião. Quanto ao respeito, significa que as pessoas sentem que são escutadas e que têm valor no seio da equipa. A confiança e o respeito, apesar de serem muito importantes quando em teletrabalho, são também igualmente válidos num contexto de trabalho presencial. Em teletrabalho assumem especial importância, pois a última coisa que queremos é ter uma ou mais pessoas da equipa a questionar o trabalho dos outros por falta de confiança/respeito. É por isso que é também tão importante manter a comunicação fluída entre todos, mas esse tema abordamos já a seguir.

Manter comunicação em tempo real e offline

Comunicação, é algo muito importante para uma equipa, seja no escritório, seja em teletrabalho. Algo que tenho observado, é que em teletrabalho o número de reuniões disparou. Se já reuníamos demasiado no escritório, agora mal temos tempo para respirar entre todas as reuniões que se apresentam na nossa agenda, como peças de dominó, sem um único espaço livre. É vital aprendermos a comunicar de forma síncrona e assíncrona (ou em tempo real vs offline). Lá por estarmos em teletrabalho, não significa que tudo tem que ser uma reunião, até porque na maioria delas, ou existem pessoas a mais, ou ninguém está preparado, ou sessões que deveriam ter 30m passam a 2h. Já pensaram na energia que é desperdiçada em reuniões? No custo de oportunidade que resulta de uma reunião com por exemplo 15 pessoas durante 2h, onde não se chega a nenhuma conclusão? E se ao invés de 15 pessoas, pudessem estar apenas 5 e fazer um trabalho melhor? Não seria mais responsável que as restantes 10 pessoas pudessem ter 2h extra para fazer outro tipo de trabalho mais produtivo? Todas estas questões são relevantes, e cabe sempre a quem agenda as reuniões fazer esta análise crítica e convidar apenas as pessoas essenciais. Outro ponto extremamente importante, será que é necessário fazer uma reunião? Tenho observado que em várias situações, um email ou uma partilha numa wiki pode ser uma opção mais eficaz. Se é uma reunião para tomada de decisão, o ideal é apenas convocar os decisores, os restantes podem ser informados por email ou via intranet. Outro caso típico, também utilizado de forma leviana são as reuniões diárias. Será que necessitamos mesmo de as fazer diariamente? E se sim, de que forma podemos encurtá-las? É que da minha experiência, típicas reuniões de PDS diárias que deveriam ter entre 15m a 20m, acabam por transformar-se em reuniões de 45m ou 1h. Se calhar é possível fazer estas reuniões apenas 3x por semana (por exemplo), e utilizar o conceito de "parking lot" para as tornar mais curtas, ou seja, sempre que um tema começar prolongar-se, o moderador da reunião deve reservar o tema para ser falado depois desta, já que na maioria das vezes o tema não interessa a todas as outras pessoas. Comunicar assincronamente também é uma forma de diminuir o fluxo de reuniões, embora aumente o fluxo de emails (não existem soluções perfeitas ). Contudo, algo que pode seguir num email, poupa imenso tempo a todas as pessoas que iriam estar numa reunião de 30m mínimo, um email não leva tanto tempo a ler. Claro que existem exceções, nada é mais rico que comunicação cara a cara, o que estou a tentar passar é que devemos utilizar todos os tipos de comunicação, cada um deles adequado a um tipo de situação distinta. Se queres ler mais sobre isto, dá uma vista de olhos neste artigo sobre quando deves utilizar o email:

Comunicação eficaz por email

Acertar em cheio nas videochamadas

Fazer reuniões eficazes por videochamada é algo obrigatório quando se está num contexto de equipas 100% remotas. Apesar do que se possa pensar, acredito que as regras para se fazer uma boa reunião são as mesmas, quer esta ocorra de forma presencial, quer ocorra de forma virtual. Assim, coisas como definir muito bem qual o objetivo da reunião e dar-se ao "trabalho" de fazer uma agenda, são sempre um must. As pessoas devem saber exatamente qual o propósito e objetivo da reunião, bem como quais os temas que vão ser abordados. Já falámos sobre isto acima, mas falando em pessoas, nunca é demais reforçar que é muito importante não esquecer de convidar para a reunião apenas as pessoas fundamentais para a mesma. Creio que com o teletrabalho, agravou-se um pouco os convites para pessoas que apenas têm que ter conhecimento do tema em discussão. Para essas, diria que o mais importante é fazer seguir uma ata da reunião com as principais conclusões e próximos passos. Deve-se diferenciar muito bem as pessoas que apenas têm que ter conhecimento, daquelas que efetivamente têm que participar e ajudar na definição/resolução do problema (se a reunião tiver este propósito claro). Durante a reunião é necessário garantir que os pontos da agenda são cumpridos, e caso isto não se verifique, alertar as pessoas para o objetivo de estarem ali todos reunidos. Enquanto moderador, deve-se a todo o custo evitar que uma pessoa "domine" a reunião e não deixe os restantes falarem ou exprimirem o seu ponto de vista, bem como dar voz ao maior número de pessoas. Finalmente, no fim da reunião, tentar fazer sempre um resumo dos pontos em aberto e próximos passos, bem como enviar uma ata ou plano de ação por email ou outra plataforma similar (por exemplo Teams). Se quiseres aprofundar mais o tema, convido-te a ler o este artigo sobre liderar reuniões eficazes. Sendo que estamos a falar de gestão de equipas remotas, é importante não descurar o lado humano, deve-se reservar alguns minutos para conviver. Estando as pessoas a trabalhar remotamente, é certamente mais difícil trocar opiniões e falar de temas não relacionados com trabalho. É muito importante que a equipa possa ter um momento de descontração algures na semana, nem que seja por exemplo 20m todas as sextas-feiras para falarem do que bem lhes apetecer. Todos temos a ganhar com isso.

Gerir a performance é mais sobre comunicar e menos sobre controlar

Pessoalmente, nunca fui fã de micro-gestão. Acho que as pessoas não têm que estar a ser controladas ao milímetro para que façam bem o seu trabalho. Deve ser dada autonomia para que a equipa seja capaz de tomar as suas próprias decisões de forma organizada. É por isso que não gosto muito do controlo que ainda se faz relativamente a horas trabalhadas. Em Portugal, e na minha opinião, na maioria das empresas a cultura não é a ideal. Normalmente, quem faz mais horas de trabalho é bem visto, enquanto que alguém que segue o seu horário e sai a horas não "veste a camisola", mesmo que este último seja mais produtivo que aquele que está 12h no escritório. Produtividade tem que ver com tarefas encerradas, e não com tempo no escritório. São os entregáveis que as pessoas executam que geram valor para a empresa. É por isso que em teletrabalho, ainda penso ser mais importante definir o trabalho por tarefas e não por tempo. Ao invés de existir um controlo apertado para com todos os membros da equipa, o correto é existir uma definição de tarefas para o dia/semana, e feedbacks constantes para ajudar as pessoas a atingir essas mesmas tarefas. Metodologias de gestão de projetos ágeis baseiam-se muito nestes princípios, existem objetivos e tarefas a realizar e existem pontos de situação diários, não com o intuito de controlar, mas sim de desbloquear problemas, trocar feedback e ajudar os membros da equipa a completar as suas tarefas. E se alguém consegue fazer bem as suas tarefas em 7h ou 8h, porque há-de estar 10h a 12h no escritório só porque fica bem?

Gerir equipas nunca é fácil, e em teletrabalho apresenta ainda mais desafios. Contudo, na minha opinião, a gestão não é muito diferente de quando se está de forma presencial, principalmente quando já se é um líder que tem confiança na sua equipa, que não tem por hábito controlá-la, e que já distribui trabalho baseado em tarefas e objetivos claros. Para aqueles que pelo contrário sentem necessidade de estar constantemente com o olho por detrás do ombro de toda a equipa, a adaptação é difícil, e requer que se foquem noutro tipo de gestão, afinal, uma excelente equipa é aquela que trabalha com excelência, mesmo quando o seu líder está ausente.