Olá :)!

Hoje voltamos a temas mais relacionados com projetos, neste caso, gestão de portfólios de projetos. Esta é uma disciplinina ainda pouco utilizada nas empresas, pelo menos quando aplicada da forma mais madura. A gestão de projetos banalizou-se muito nos últimos anos, qualquer empresa já percebeu que necessita de projetos, quer para manter uma excelência operacional, quer para preparar o seu futuro. Por outro lado, a gestão de portfólios de projetos ainda está a tentar acompanhar a evolução que ocorreu ao nível da gestão de projetos. Existe muita confusão nesta área, muitos pensam que uma gestão de portfólio é ter a capacidade de gerir múltiplos projetos e já está! Na realidade, uma correta gestão de portfólio de projetos ambiciona por muito mais. O seu grande objetivo é maximizar o contributo dos projetos de forma a perseguir e atingir com sucesso os objetivos da empresa. Isto significa o seguinte:

Projectos devem estar alinhados com os objetivos e estratégia da empresa - Se por exemplo uma empresa define um objetivo de trabalhar na sua experiência cliente, então é óbvio que vai tentar maximizar projetos que contribuam diretamente para o incremento desse objetivo. Ao existir uma correta gestão de portfólio, projetos candidatos a serem realizados são confrontados com o que é a estratégia da empresa, e os que não estão alinhados não chegam a ser iniciados. É preferível ter um pipeline anual de projetos curto do que ter múltiplos projetos que não estão alinhados ou que ficam "meio-feitos".  

Projetos devem ser consistentes com a cultura e valores da empresa - Muito semelhante ao ponto de cima. Já vivi experiências em grandes empresas onde um projeto arranca e segue para a frente porque um executivo assim o exige (mesmo quando o projeto não está alinhado com os objetivos da empresa). O processo de seleção de projetos deve conter critérios que permitem atribuir classificações a cada projeto candidato, facilitando assim a escolha de em quais a empresa se deve focar em primeiro lugar.

Projetos devem contribuir (direta ou indiretamente) para um cash-flow positivo na empresa - Os projetos existem para criar valor na empresa, portanto é fundamental que todos eles tragam alguma espécie de valor acrescentado relativamente ao que já existe. Os projetos devem conter um business case onde se perceba qual o benefício que a empresa terá na sua implementação, bem como quais os custos de CAPEX (custos de investimento) e OPEX (custos de operação) que terá de suportar. Alguns projetos podem ter benefícios mais intangíveis como por exemplo a notoriedade da marca ou a satisfação dos colaboradores. No livro da bibliografia de Tim Cook, este fala muito de projetos que visam aumentar a sustentabilidade da empresa, e nesses casos não se olha para ROI´s e afins, faz-se apenas o que está certo para a melhoria do nosso meio ambiente. Claro que neste caso um dos objetivos estratégicos da Apple é exatamente melhorar a sustentabilidade da empresa, pelo que projetos que encaixam nessa categoria têm uma probabilidade mais elevada de serem aprovados. Todos os demais, necessitam de um business case que justifique quanto a empresa vai lucrar com a sua execução. É por isso fundamental medir em quanto o cash-flow da empresa melhorou com a execução do projeto, obrigando assim à realização de medições após a sua implementação. Não se pode implementar um projeto e assumir que já deu benefício, é vital medir quanto foi na realidade.

Projetos devem utilizar da forma mais eficaz os recursos da empresa (quer pessoas quer outros recursos como dinheiro) - Todas as empresas têm recursos limitados, pelo que a lista de projetos que deve constar num portfólio deve ser escolhida de forma a maximizar a utilização dos recursos da empresa. Por exemplo, no caso de recursos financeiros, algumas empresas têm um budget anual definido para projetos, pelo que deve ser escolhido de uma forma muito criteriosa onde esse dinheiro será investido. De certa forma é muito similar a um portfólio financeiro, onde se investe o dinheiro na expectativa de o puder multiplicar quando aplicado nos ativos certos. Com os projetos é igual, no momento zero é definida uma lista de projetos onde se vai investir o budget, sendo que de seguida deve ser definido quanto se espera ganhar com a sua realização. Claro que durante o ciclo de vida do portfólio o mais provável é que as pessoas que o gerem tenham que iniciar projetos novos ou cancelar alguns onde se verifica que os benefícios atuais estão fora do que era esperado. Como podes ver, muito semelhante a um portfólio financeiro onde por vezes temos de vender posições menos boas para adquirir outras.

Projetos devem contribuir não apenas para a eficiência e saúde atual da empresa mas também para a preparação do futuro - Os portfólios têm que garantir a excelência atual da empresa mas também preparar o seu futuro. Isto significa que devem ser definidos limites para cada um desses tipos de projeto. Por exemplo, se uma empresa aposta num determinado ano em excelência operacional, pode escolher investir 70% do seu budget em projetos de melhoria contínua e apenas 30% em projetos transformadores. Já uma empresa que vive de inovação pode inverter e escolher mais projetos diferenciadores e menos projetos de "manter as luzes acessas". Um portfólio que apenas invista em projetos de melhoria contínua não se está a preparar para o futuro, sendo que a empresa que o está a executar corre um sério risco de ser ultrapassada pela concorrência nos anos seguintes. É por isso que deve existir um balanceamento saudável entre ambos os tipos de projetos. Ao longo do ano é possível rebalancear o portfólio, ou seja, reduzir um tipo de projetos em detrimento de outros, e aqui faço mais uma vez o paralelismo com um portfólio financeiro, onde podes por exemplo ter uma divisão entre ações e obrigações, e consoante a estratégia de investimento investe-se mais numa categoria de ativos do que noutra.

Bom, espero que tenha conseguido transmitir quais as bases do que deve ser uma correta gestão de portfólio. Em outros posts vou mergulhar mais neste tema.

Obrigado por leres e até à próxima!