Vamos fazer um jogo, pensa em algo na tua empresa que consideras ser o maior sorvedouro de tempo. Já pensaste?

 

Aposto contigo que os emails ou as reuniões vieram à tua cabeça certo 🙂? Pois bem, hoje vou-te falar de reuniões e porque são tão odiadas. Vais ainda aprender o porquê de existirem reuniões, e como as tornar realmente produtivas.

 

Quanto a ti não sei, mas se existe algo que odeio é estar horas numa reunião e ficar com aquela sensação que tinha ganhado mais se estivesse a olhar pela janela a ver a relva a crescer. Infelizmente, muitas das reuniões a que vamos têm a) Pessoas a mais na sala, b) Pessoas erradas na sala ou c) Ausência de resultados e pontos de ação. Bom, mas já lá vamos. Por agora quero que te concentres numa coisa. Na grande maioria, uma reunião deve ser feita pelos seguintes motivos:

 

Para planear ou rever progresso – Por exemplo reuniões de planeamento ou pontos de situação de projetos;

Para tomar decisões – Como o nome indica, existem decisões que devem ser tomadas a toda a hora, portanto à que escolher as pessoas certas para participarem nestas reuniões;

Para fazer trabalho construtivo – Trabalhar em conjunto continua a ser um motivo muito válido para realizar uma reunião. Sou muito a favor de criar sinergias.

 

Se alguma das tuas reuniões não se enquadra em nenhum destes pontos então deves começar a desconfiar. É vital que antes de marcares reuniões te assegures do porquê de a estares a convocar. Exemplo, a grande maioria das empresas utiliza reuniões periódicas. Assegura-te que são mesmo necessárias, isto é, acredito que quando foram marcadas eram relevantes, mas ao fim de algumas semanas ainda o são? Se a resposta for negativa então cancela-a.

 

Para te certificares que a tua reunião será um sucesso, deves ter em conta os seguintes passos:

 

Preparação – Certifica-te que tratas de todos os preparativos antes da reunião;

Execução – Conduz a reunião com vista a cumprires os teus objetivos;

Follow-up – Colhe os benefícios da tua reunião.

 

Vou-te falar abaixo de cada um destes passos em mais detalhe.

 

Preparação

 

Como em quase tudo no mundo dos negócios, uma excelente preparação é meio caminho andado para a tua reunião ser um sucesso. Durante a minha carreira tenho-me deparado com reuniões mal preparadas, que não são mais que desperdícios de tempo para todos os envolvidos.

 

Uma excelente preparação passa pelos seguintes passos:

 

1) Define o objetivo da reunião e uma agenda. Este passo não é novidade, deves definir muito bem o porquê da tua reunião e o que pretendes retirar dela. Em seguida, faz uma agenda com os pontos que vão ser discutidos e com informação de quanto tempo vais despender em cada um deles. Deixa sempre alguma contingência em cada um dos pontos, já que raramente estes são cumpridos na íntegra. Se a reunião for longa, não te esqueças de colocar um intervalo a meio, as pessoas não são máquinas!

Caso a tua reunião necessite de preparação prévia dos participantes, envia a informação com alguns dias de antecedência, e faz questão de referir que estás à espera que todos vão preparados. Isto serve também para ti, prepara-te sempre.

 

2) Garante que tens as pessoas certas na reunião. Este passo é fundamental, deves sempre garantir que tens as pessoas certas na sala. Por exemplo, se for uma reunião de tomada de decisão, vais precisar de ter o decisor em sala, senão corres o risco de terminar a reunião com a marcação de outra reunião para decidir o mesmo ponto. Tenta também não convidar meio mundo para uma reunião, restringe as participações o máximo que conseguires. Quanto maior o número de pessoas maior o potencial de "derrapanço".

 

3) Não descures os aspetos físicos. Assegura-te que tens todas as condições na sala para realizares a reunião. Precisas de um projetor ou de um flipchart? Então garante que os tens com alguma antecedência antes de iniciares a reunião. Teres todo o ambiente preparado revela organização e respeito pelo tempo de todos os participantes. Pontos extra se for inverno, estiver um frio de rachar e te lembrares de ir 15m mais cedo para ligar o ar condicionado quente!

Dou-te mais um exemplo, queres reunir com alguém muito ocupado? Tenta tirar essa pessoa do seu meio ambiente e marca uma reunião afastada do local onde é normalmente incomodada.

 

Execução

 

A execução da reunião consiste em garantires que os pontos da agenda são cumpridos e que o objetivo é atingido. Deves sempre iniciar a reunião com uma pequena introdução, explicando qual o seu objetivo e qual a sua agenda. Depois disso o teu foco deve ser o de garantir que a agenda é seguida, bem como os timings de cada um dos seus itens. Atua como um facilitador durante toda a sessão e incentiva à participação de todos os elementos.

Finalmente, acaba a reunião com uma revisão e um sumário das principais decisões ou ações.

 

Follow-up

 

O sucesso de uma reunião não depende apenas do que acontece nela. O que sucede depois é tão ou mais importante. Durante a reunião alguém deve assegurar que é feita uma ata de reunião. Caso sejas tu a dinamizar a sessão, aconselho-te a teres alguém que faça a ata por ti, já que é muito difícil fazeres ambos ao mesmo tempo. As atas devem conter as decisões tomadas no curso da reunião (e quem tomou a decisão), ações a serem executadas após a reunião, com respetivos owners & datas de conclusão e finalmente notas de suporte que possam dar contexto às decisões tomadas ou ações a realizar.

 

As reuniões vão ser uma parte muito importante do teu trabalho como gestor de projeto, portanto não as encares de ânimo leve. Muitos stakeholders do teu projeto só te veem em ação durante estas sessões, portanto não vais querer ser visto como o tipo desorganizado que não prepara as reuniões.

 

Por hoje é tudo, até à próxima 🙂.