Parece que cada semana que passa andamos mais ocupados. Devido ao avançar dos sistemas informáticos, tenho a sensação que é exigido a um profissional dos dias de hoje o que se exigia a 3 ou mais à uns anos atrás. Como consequência disso e também da quantidade de informação que nos chega todos os dias, é cada vez mais difícil equilibrar as nossas vidas, parece que o tempo nunca chega para fazer tudo. As boas notícias, é que em tudo o que envolva tempo, as decisões são mais ou menos fáceis de tomar. Por exemplo, quando confrontado com muitas tarefas por realizar, podes agir de 2 formas, reduzir as tarefas ou aumentar o teu tempo. Quanto a tempo, lamento, mas cada dia só tem 24h, não consegues mais que isso. Como também deves dormir sempre uma boa noite de sono, e assumindo que o fazes por 8h, restam-te 16h, onde deves ainda retirar tempo para comer, estar com a família, etc. Assumindo que te sobram 12h/dia, o que fazes se tiveres tarefas que te ocupam 20h todos os dias? Bom, uma forma de ganhar tempo é delegá-las a outras pessoas, mas não é sobre isso que te quero falar hoje, hoje assumimos que não podes delegar nada. O próximo passo lógico é escolher e definir prioridades para as tuas tarefas, se apenas tens 12h/dia, tens que remover tarefas que te consomem pelo menos 8h/dia.

E este é o ponto principal deste post, a importância de definir prioridades. Uma boa técnica que utilizo é perguntar a mim mesmo: "Se só pudesses fazer uma tarefa hoje, qual farias?". Com base nessa pergunta, escolho a minha tarefa com prioridade máxima. De seguida, torno a fazer a mesma pergunta, o que me leva a escolher a tarefa com prioridade 2. Continuo a fazê-lo até ter uma lista de tarefas com prioridades definidas. É essa a minha lista de prioridades para o dia. Esta técnica deixa-me sempre descansado porque sei que mesmo que não consiga realizar tudo, acabo por realizar aquelas tarefas que para mim são as mais prioritárias, seja porque acrescentam mais valor, seja porque são de alguma forma urgentes. Não deves cair no erro de tentar encaixar todas as tarefas no teu dia, o que tens que garantir é que fazes as mais importantes. Se pudéssemos visualizar de forma mais gráfica aquilo que estamos a falar, seria uma coluna de blocos empilhados, sendo o bloco que está no topo o mais prioritário e o bloco que está na base o menos prioritário. Algures ficaria uma linha picotada, que representaria a tua capacidade diária (imaginemos 8h). O objetivo seria ir retirando blocos, um a um, de cima para baixo, até chegar à linha picotada. Depois de atingir a linha, tudo o que estaria abaixo migraria para o dia seguinte, onde se recomeçaria o exercício de definição de prioridades.

Tudo isto parece dar muito trabalho, mas se investigares um pouco, vais chegar à conclusão que grandes empreendedores e líderes de empresas utilizam técnicas similares para garantir que não se afogam em todas as tarefas que têm para fazer. É uma excelente forma de ser produtivo, sem nunca pôr em causa o balanço entre vida profissional e vida pessoal. Deves sempre reservar tempo para descontrair e relaxar, porque é isso que te vai tornar mais produtivo no dia seguinte. Não somos máquinas, precisamos de descansar para fazer reset e começar novamente. Espero que definir prioridades no teu dia-a-dia te possa ajudar, a mim sei que ajuda :).

Vê os Life & Productivity Hacks anteriores:

1. Levantar cedo e cedo erguer

2. Dá descanso ao teu telemóvel

3. 30m de exercício físico fazem maravilhas

4. Uma boa rotina matinal pode mudar a tua vida

5. Cria novos hábitos

6. Foca-te numa coisa de cada vez

7. Aprende a dizer "Não"

8. Limita o acesso ao teu email

9. A importância de uma boa noite de sono