Quantas vezes dás uma vista de olhos no teu email por dia? Cinco, dez, vinte? Verificar muitas vezes o nosso email é uma fonte enorme de distração. Tendemos a dar demasiada atenção a este tipo de ferramenta, arrisco-me a dizer que nos dias de hoje o email assumiu uma dimensão de culto. Já por várias vezes presenciei pessoas a vangloriar-se por receber muitos emails por dia, como se isso fosse uma competição, onde quem tem mais ganha. Receber muitos emails é encarado por alguns como uma medalha de honra, um sinal de que são concorridos e que têm sempre muito trabalho em mãos. Claro está que como em tudo na vida, quantidade não é sinónimo de qualidade. Dou um exemplo, quanto a vocês não sei, mas nada me irrita mais que estar em Cc num email onde apenas 2 pessoas estão a "bater bolas" e os restantes a assistir. Preferia mil vezes não estar em Cc e poupar à minha inbox uns 10 ou mais emails que nem sequer vou ler. Logicamente que se multiplicarmos este tipo de emails por várias dezenas de temas, fica normal ao final do dia receber algo como 100 emails, apesar de achar que apenas temos de dar atenção a 20 no máximo. Acho que a regra dos 80-20 também se aplica aos emails, ou seja, apenas nos vão interessar cerca de 20% do que entrar pela nossa inbox. Como podemos então combater esta praga? Bom, ponto número 1, se não gostas de receber emails, então tenta ao máximo não os enviar. Usa antes o telemóvel ou uma ferramenta de conversação instantânea, como por exemplo o Skype ou o WhatsApp. Quantos menos emails enviares, menos emails vais receber de resposta, pelo que é um primeiro passo que podes começar a efetuar já hoje!

Claro que esta regra não se aplica a tudo, o email continua a ser uma ferramenta fantástica, principalmente para comunicar ou questionar informação a um conjunto grande de pessoas. Contudo, se apenas queres fazer uma questão ou informar uma pessoa, faz um favor a ti próprio e esquece o email, até porque, algo que não podemos assumir é que a pessoa do outro lado vai responder no mesmo instante. Isso é errado, por isso se chama email e não ferramenta de conversação instantânea. Se tens urgência numa resposta, não utilizes o email. Quantas vezes me perguntam se "já vi o email", apenas 10m depois de o enviarem. Como já referi no post "Aprende a dizer não", temos que dar a máxima importância às nossas tarefas prioritárias, e não às das outras pessoas, pelo que se me enviam um email, não esperem que o responda nos 10m seguintes. Aliás, posso nem responder no próprio dia, afinal poderei ter tarefas mais importantes para tratar, tarefas onde necessito de foco e concentração. É por isso que deves desativar todas as notificações de correio do teu computador e do teu telemóvel. Deves ser tu a controlar a tua agenda, não deixes que o fluxo constante de emails te distraia. Outra boa técnica passa por tratar os emails recebidos pela manhã, e depois de almoço. E se achas que ver o email apenas 2 vezes ao dia é pouco, podes tentar fazê-lo pela manhã, depois de almoço e ao final do dia. Eu pessoalmente gosto de começar pela manhã, porque é a altura em que me sinto mais "fresco" e com maior capacidade de trabalho. Mas cuidado, não gastes toda a tua energia matinal somente com emails, deves guardá-la também para tarefas complexas e difíceis.

Tenta o seguinte, dá uma vista de olhos na tua inbox e começa por tratar os emails, do mais antigo para o mais recente. Emails onde não tenhas de atuar, decide em 5s se os deves ou não ler, e arquiva-os de seguida (depois de os leres se achares necessário). Emails que necessitem de ação, decide em 5s se a ação leva 3 ou menos minutos, e em caso afirmativo trata-os. Caso aches que leva mais de 3m, abre uma tarefa numa ferramenta como o ToDo da Microsoft e arquiva o email. O teu objetivo deve ser retirar de imediato os emails da inbox, seja ignorando-os, seja tratando-os caso sejam rápidos, seja criando uma tarefa para fazer algo mais tarde. Em qualquer dos 3 casos, o email deve desaparecer da tua inbox. Se realizares esta prática diariamente, não é muito difícil teres uma caixa de correio sempre controlada e limpa.

Lembra-te, o segredo é não cederes à tentação e limitares o acesso ao teu email, garanto que a tua produtividade vai disparar em flecha, afinal deixarás de estar constantemente a olhar para a tua inbox, e deixarás de ficar em stress ao veres um fluxo infindável de emails a chegar. Salva-te a ti mesmo desse desconforto. Como em tudo na vida, seguir estas técnicas é um hábito, pelo que após algumas semanas já o farás de forma quase automática. Força!

Vê os Life & Productivity Hacks anteriores:

1. Levantar cedo e cedo erguer

2. Dá descanso ao teu telemóvel

3. 30m de exercício físico fazem maravilhas

4. Uma boa rotina matinal pode mudar a tua vida

5. Cria novos hábitos

6. Foca-te numa coisa de cada vez

7. Aprende a dizer "Não"