Olá a todos 

Recentemente li um livro de gestão de projetos dos autores Stephen Barker e Rob Cole, chamado Brilliant Project Management. Para quem tenha curiosidade, pode consultá-lo aqui. Um dos pontos que gostei foi o facto dos autores referirem 7 hábitos dos gestores de projeto brilhantes. Não sei se acontece o mesmo contigo, mas pessoalmente gosto sempre de ler estas listas, porque facilmente consigo aplicar alguns dos hábitos no meu dia a dia, permitindo-me verificar se funcionam na realidade. Caso funcionem tento continuar a utilizar, caso não funcionem, aprendo algo com a experiência e sigo em frente.

Finda esta pequena introdução, escrevo-te abaixo os 7 hábitos do gestor de projeto brilhante:

1.Foco constante na solução

Sempre que um problema ocorre no teu projeto, o teu grande foco deve ser sempre a sua solução. Evita ao máximo entrar em pânico ou tentar perceber quem foi o culpado. Se tens acompanhado o meu blog, sabes que olho para os problemas como oportunidades para aprender e ser melhor. Creio que é a postura certa. Se o problema é muito grave, respira fundo e conta até 10, deves tentar acalmar-te antes de fazer o que quer que seja. Um gestor de projeto deve manter uma postura calma e no controlo da situação. Todos os problemas têm uma solução, portanto utiliza a inteligência de toda a equipa na sua resolução. Caso tenhas múltiplos problemas, prioritiza quais deves resolver em primeiro e trata de um de cada vez.

No filme Perdido em Marte, o personagem interpretado pelo Matt Damon revela a um grupo de estudantes qual foi o seu segredo para sobreviver sozinho em Marte durante tanto tempo. O segredo foi perceber de todos os problemas que lhe foram apresentados, quais os mais prioritários, e ir resolvendo um a um, sempre mantendo a força para continuar, mesmo quando tudo parecia correr mal. Por vezes ficamos afogados em muitos problemas e é fácil irmos abaixo. Tenta tratar de um tema de cada vez, vais acordar um dia e verificar que o trabalho difícil já ficou para trás.

2.Ser consultivo, mas também decisivo

Este ponto é muito importante, já que se por um lado o gestor de projeto deve envolver a sua equipa nas grandes decisões, por outro deve estar preparado para tomar decisões sempre que por exemplo não exista consenso entre todas as partes. Apesar de considerar muito proveitoso envolver a equipa sempre que possível, a realidade é que por vezes este processo pode ser muito demorado, já que pode não existir um resultado que seja apoiado por todos. Por outro lado, um gestor de projeto que não consiga tomar uma decisão vai na grande maioria das vezes afetar negativamente o projeto, já que por vezes é necessário ter um estilo mais diretivo e decisor.

3.Ter um foco constante no cliente

Este ponto não é novidade para ninguém. Se analisarmos as empresas com mais sucesso, todas elas têm um foco permanente nos seus clientes. Deves ao máximo tentar colocar-te nos sapatos do teu cliente e ver as situações através dos seus olhos. Enquanto gestor de projeto é muito fácil ter um foco apenas no custo, prazo e âmbito do projeto, mas os projetos que obtém verdadeiramente sucesso são aqueles onde existe um grande envolvimento do cliente, permitindo então atingir as suas expectativas e objetivos. Se um projeto é entregue dentro do custo, prazo e âmbito, mas não cumpre com aquilo que o cliente necessita, é um fracasso. É por isso que deves manter foco sempre no cliente.

4.Negociar para obter situações win-win

Várias são as situações onde o gestor de projeto vai ter que fazer uso das suas capacidades de negociação. Exemplos disso são, negociar recursos para a realização de tarefas do projeto, negociar pedidos de alteração ao âmbito do projeto, pedidos para encurtar o prazo, entre tantos outros. O segredo é utilizar cada negociação como uma possibilidade de obter situações win-win, ou seja, situações onde ambas as partes ganham. Sempre que o gestor de projeto assume uma postura mais agressiva numa negociação, até pode conseguir aquilo que pretende, mas pode ganhar um inimigo de futuro. Tentar assumir uma atitude de win-loss, vai prejudicar a outra parte, e esse tipo de atitude não passa despercebido. De futuro podes ser tu a necessitar de ajuda dessa mesma pessoa, portanto tenta obter uma situação justa para ambas as partes. Vais ser mais respeitado e também conhecido como uma pessoa que utiliza a criatividade para chegar a soluções benéficas para todos.

5.Obter o melhor de todos

Colocar a pessoa certa na hora certa a executar a tarefa certa é uma característica de um excelente gestor de projeto (e também líder). Uma das tuas tarefas mais importantes enquanto gestor de projeto deve ser identificar quais as motivações e aspirações de todos os membros da tua equipa. Perguntas como o que gostam de fazer ou o que os move devem ser realizadas continuamente. Se conseguires que as pessoas da tua equipa se encontrem a realizar tarefas que gostem, vais obter enormes melhorias de produtividade e redução de erros. A motivação vai também aumentar. Claro que todos sabemos que não podemos estar 100% do nosso tempo a fazer tarefas que gostamos, é normal existir uma percentagem de tarefas das quais não gostamos ou que não nos motivam, mas se conseguires maximizar as tarefas que cada elemento da tua equipa gosta de realizar vais também conseguir construir uma equipa o mais heterogênea possível. A forma como recompensas as tuas pessoas também deve ser diferente, já que por exemplo alguns de nós gostamos de reconhecimento público, enquanto outros preferem não ficar debaixo de holofotes. Ao invés de fazeres ao outros aquilo que gostarias que te fizessem a ti, deves fazer aos outros aquilo que eles gostariam que lhes fizessem a eles.

6.Foco constante em adaptar e evoluir

Quem me conhece sabe que sou fã de adaptar e evoluir. A pior coisa que podes fazes é ficar cristalizado no tempo, e assumir que se fizeste algo no passado deves fazer o mesmo no presente. Recordo-te que um projeto é por norma um sistema complexo, onde o output de uma ação pode variar, ou seja, uma ação que realizaste num projeto passado que deu excelentes resultados pode no presente não funcionar de todo. Deves desenvolver uma atenção constante ao teu meio ambiente e a todas as suas variáveis, podes utilizar estratégias que já funcionaram no passado, mas não assumas que vão funcionar, observa, adapta e evolui. Ainda que o teu projeto esteja a correr bem, procura a melhoria, pensa no que poderias fazer melhor, naquilo que podes efetivamente potenciar e fazer evoluir. Nunca pares de aprender e experimentar.

7.Liderar e gerir pelo exemplo

Pratica aquilo que apregoas. A melhor forma de conseguires que a tua equipa siga os standards que pretendes é fazê-los tu mesmo (de forma exemplar). Neste ponto a tua consistência vai ser crucial! A tua equipa está constantemente a observar-te e a avaliar-te, e se o líder do projeto não segue as regras do jogo, porque haverão eles de seguir? Este ponto é muito importante, mantêm-te fiel aquilo que acreditas e segue-o de forma religiosa até se tornar um hábito. A tua equipa vai-te seguir se observar que o exemplo parte de ti.

Por hoje é tudo, até à próxima