Olá a todos 

Espero que se encontrem bem. Hoje voltamos ao tema gestão de projetos, mais especificamente, o que é um projeto e o que é uma operação. Calculo que à primeira vista tudo isto te pareça trivial, mas não imaginas na quantidade de empresas em que já presenciei um total desconhecimento de quando deve acabar um projeto e começar uma operação. Não te preocupes, estou aqui para te esclarecer .

Bom, indo direto à parte mais teórica, importa reter que um projeto tem o objetivo de construir algo único para a organização que o está a realizar. Para além dos projetos terem esta característica de unicidade, são também temporários, ou seja, têm uma data de início e fim muito bem definidas. Por comparação, uma operação trata-se de um esforço não temporário ou contínuo, assumindo características repetitivas com o objetivo de construir algo que a empresa já sabe fazer. Face a estas características, podemos então afirmar que o objetivo máximo de um projeto é transformar o negócio, e que o objetivo máximo de uma operação é manter o negócio.

Do ponto de vista de importância, ambos são fundamentais para uma empresa, já que projetos sem operação não trazem benefícios, e operação sem projetos acaba por se extinguir por falta de inovação. Como podes então distinguir um projeto de uma operação? Imagina o seguinte exemplo, sempre que uma marca automóvel constrói um novo modelo, necessita de desenhar o chassis, necessita de desenhar um novo modelo de motor e novos interiores. Para além de tudo isso, precisa de perceber como se vai organizar internamente para conseguir produzir o novo modelo em larga escala. Tudo isto que te falei pode ser considerado um projeto. Desde a ideação, ao desenho, até à definição de processos operacionais que permitem transformar tudo em realidade, trata-se de um projeto. Se pensares bem, tem que ter um prazo bem definido e é algo único na empresa, ou seja, apesar da empresa já ter provavelmente produzido dezenas de modelos, nunca construiu aquele em específico. A empresa está a dar continuidade ao seu portfólio ao introduzir continuamente novos produtos, está a transformar o negócio, neste caso através de inovação incremental. A operação vem depois do projeto, já que estará encarregue de utilizar os outputs deste para iniciar a produção em massa do automóvel. Trata-se portanto de um processo repetitivo e contínuo. A empresa irá continuar a produzir aquele modelo automóvel pelo tempo que considerar necessário. Está portanto a manter o negócio.

Pelas diferenças que existem entre projetos e operação, a forma de medir o seu sucesso também é radicavelmente diferente. Um projeto normalmente mede os desvios entre tempo e custo (do planeado para o real). Quanto menor o desvio melhor, ou seja, interessa que seja concluído dentro do budget e dentro do prazo que estava inicialmente definido. Claro que outro excelente indicador é se o projeto entregou a qualidade pretendida, podendo isto ser medido pelo número de defects ou mesmo através de um questionário de satisfação ao cliente.

Já a operação rege-se muito pela produtividade, interessa produzir o máximo de unidades no menor tempo e custo possíveis, otimizando assim o fluxo de todo o processo.

Algo comum nas empresas é um projeto ser entregue ao cliente, mas continuar aberto, mesmo quando a operação já começou a fase de produção. Não digo que isso seja errado, mas o ideal é manter uma fase de acompanhamento por tempo limitado. Imagina a construção de uma moradia (um projeto), quando o construtor a termina e entrega a chave ao seu cliente, o projeto está praticamente concluído. Pode existir uma fase de apoio curta, mas a partir desse momento a equipa muda, deixam de ser as pessoas envolvidas na construção e passam a ser pessoas responsáveis pela manutenção (uma operação). É exatamente isto que deve acontecer nos projetos. Após entrega, a equipa mantêm-se por exemplo durante um mês a prestar apoio, mas de seguida o projeto é considerado entregue e finalizado. A partir desse instante, qualquer alteração ou apoio deve ser tratado com a equipa de operações. É por isso que é importantíssimo existir um momento de partilha de informação entre a equipa de projeto e a equipa de operações. Desta forma evitas que um projeto se prolongue tempos sem fim em fase de "Encerramento", e acredita que já vi projetos nesta fase mais de um ano!

Não deixes que os teus projetos continuem eternamente. Numa fase inicial distingue muito bem quais os critérios de aceitação para que o projeto possa ser considerado aceite. Após conseguires cumprir esses critérios, dá por encerrado o teu projeto.

Por hoje é tudo, espero que te tenha sido útil. Até à próxima