Olá , espero que te encontres bem! Hoje vou falar-te de um momento crucial de todos os projetos, a reunião de Kick Off.

Infelizmente, muitos gestores de projeto ainda não dão total atenção a esta importante reunião. Digo infelizmente, porque ao longo da minha carreira tenho aprendido que uma boa reunião de Kick Off, permite construir fundações sólidas para o projeto que futuramente se vai realizar.

A reunião de Kick Off não é muito diferente da reunião que um treinador de futebol faz antes de um jogo importante. A única diferença é que os jogadores de futebol já sabem de antemão que vão ter que marcar golos para atingir o objetivo, e a equipa de projeto pode ainda não saber o que significa ter sucesso no projeto da qual fazem parte.

É portanto um momento crucial para partilhar qual o objetivo do projeto, qual o seu âmbito, deixar muito claro quem são os elementos da equipa, e o que se espera de cada um deles, e também para te certificares que todos entendem o que é necessário para que o projeto tenha sucesso. Este momento é também importante para que todos os membros da equipa se conheçam, sendo especialmente importante quando tens uma equipa distribuída por várias regiões ou países. Se for esse o caso, tenta ao máximo realizar a reunião de Kick Off presencialmente, acredita que vai compensar no futuro. Deves ao máximo fomentar um espírito de equipa, aproveita a reunião para o fazer e para os energizares para o que aí vem.

Quais são então os principais passos para quem está a iniciar um projeto? Fácil, o primeiro deles é muita preparação!

Como te preparares para uma reunião de Kick Off?

A minha primeira recomendação passa por fazeres uma análise aos principais stakeholders do teu projeto. Se tiveres possibilidade, reserva alguns dias para ires pessoalmente falar com todos eles. O objetivo aqui é perceber quais as suas expectativas para o projeto. Lembra-te que alguns desses stakeholders podem ter muita influência nos restantes, podendo tornar a tua vida mais difícil caso as expectativas estejam desalinhadas.

Seguidamente, deves preparar bem a reunião, e que informação vais apresentar. Para uma reunião de Kick Off, recomendo os seguintes pontos:

• Objetivo do projeto
• Âmbito do projeto, de preferência referindo também o que está fora de âmbito
• Nome do gestor de projeto e nome do sponsor
• Equipa de projeto, e quais as responsabilidades de cada um deles
• Principais entregáveis e principais milestones do projeto
• Riscos já identificados
• Plano macro caso aplicável (na fase de iniciação muitas vezes ainda não existe um planeamento, nem mesmo de alto nível)
• Plano de comunicação, ou seja, como vão comunicar e com que frequência

Com todos os pontos referidos acima, estás em condições de construir a tua agenda para a reunião. Esta agenda deve ser incluída no convite para o Kick Off, com descrição do tempo disponível para cada tópico. Não te esqueças de deixar algum tempo no final da sessão para questões e para fazeres um discurso final de motivação.

Finalmente, envia o teu convite a todas as pessoas que deverão estar na reunião de Kick Off, e frisa que a sua presença é absolutamente necessária para um bom arranque do projeto. Envia um lembrete no dia antes para que ninguém se esqueça.

E durante a reunião?

No dia da reunião de Kick Off, certifica-te que a tua sala está livre e de que dispões de todo o material que necessitas. Por exemplo, se necessitas de um projetor ou de um flipchart, trata de os arranjar com alguma antecedência. Não deves nunca começar a tua reunião com atraso, nem passar uma imagem de desorganização. Teres tudo pronto a começar assim que todos cheguem demonstra respeito pelo tempo das outras pessoas.

Inicia o Kick Off com um tom de voz entusiástico, deves demonstrar energia e foco nos objetivos. Apresenta-te à equipa, e pede a cada um deles que também se apresente para que todos se passem a conhecer. Caso a equipa já se conheça, deixa-os falar um pouco no início da reunião, isso ajuda a criar coesão.

Segue com os pontos da tua agenda, mas lembra-te que nesta primeira reunião deves evitar entrar em grandes detalhes. A reunião de Kick Off deve ser mais alto nível, e deves guardar a discussão de detalhes para reuniões que precedem a de Kick Off.

Não te esqueças de ir já obtendo comprometimento da equipa relativamente aos principais milestones apresentados. É uma boa oportunidade para clarificar também qual a área de atuação de cada um dos elementos da equipa.

Finalmente, deves acabar com uma sessão de perguntas & respostas, é a altura ideal para o fazer. A equipa deve ver com bastante clareza o que deve ser atingido, não devem existir grandes disparidades de expectativas. Acaba a reunião com um agradecimento a todos pelo seu tempo, e também com uma mensagem positiva.

Depois do Kick Off, faz uma ata da reunião, e partilha com todos os intervenientes. Especial atenção para a ata caso existam ações a realizar por alguns membros da equipa. Estas ações devem sempre conter qual o responsável por esta, e uma data limite para a realizar.

A reunião de Kick Off é também o momento perfeito para mostrares liderança, aproveita-a ao máximo.

Deixo-te abaixo uma Checklist que podes utilizar ao preparar a tua reunião de Kick Off.

Antes da reunião

1. Recolher informação do Project charter
2. Iniciar planeamento do projeto (alto nível)
3. Rever lições aprendidas de projetos similares
4. Reunir com os principais stakeholders
5. Preparar a agenda do Kick Off
6. Solicitar aos stakeholders data e hora para a reunião
7. Enviar convites via email
8. Enviar lembrete um dia antes da reunião

Durante a reunião

1. Chegar ao local da reunião cedo e certificares-te que tens tudo o que necessitas
2. Começar a reunião a horas
3. Seguir a agenda
4. Recolher pontos de ação
5. Realizar uma sessão de perguntas & respostas
6. Anunciar quando é a próxima reunião, ou caso não exista data, marcar

Pós-reunião

1. Preparar a ata da reunião
2. Distribuir ata de reunião com pontos de ação a realizar
3. Fazer follow-up dos pontos de ação
4. Agendar novas reuniões de projeto
5. Assim que tenhas um plano de projeto mais refinado, partilha-o sempre com a equipa

Por hoje é tudo, até à próxima