Retira o máximo da tua reunião de Kick Off
Olá , espero que te encontres bem! Hoje vou falar-te de um momento crucial de todos os projetos, a reunião de Kick Off.
Infelizmente, muitos gestores de projeto ainda não dão total atenção a esta importante reunião. Digo infelizmente, porque ao longo da minha carreira tenho aprendido que uma boa reunião de Kick Off, permite construir fundações sólidas para o projeto que futuramente se vai realizar.
A reunião de Kick Off não é muito diferente da reunião que um treinador de futebol faz antes de um jogo importante. A única diferença é que os jogadores de futebol já sabem de antemão que vão ter que marcar golos para atingir o objetivo, e a equipa de projeto pode ainda não saber o que significa ter sucesso no projeto da qual fazem parte.
É portanto um momento crucial para partilhar qual o objetivo do projeto, qual o seu âmbito, deixar muito claro quem são os elementos da equipa, e o que se espera de cada um deles, e também para te certificares que todos entendem o que é necessário para que o projeto tenha sucesso. Este momento é também importante para que todos os membros da equipa se conheçam, sendo especialmente importante quando tens uma equipa distribuída por várias regiões ou países. Se for esse o caso, tenta ao máximo realizar a reunião de Kick Off presencialmente, acredita que vai compensar no futuro. Deves ao máximo fomentar um espírito de equipa, aproveita a reunião para o fazer e para os energizares para o que aí vem.
Quais são então os principais passos para quem está a iniciar um projeto? Fácil, o primeiro deles é muita preparação!
Como te preparares para uma reunião de Kick Off?
A minha primeira recomendação passa por fazeres uma análise aos principais stakeholders do teu projeto. Se tiveres possibilidade, reserva alguns dias para ires pessoalmente falar com todos eles. O objetivo aqui é perceber quais as suas expectativas para o projeto. Lembra-te que alguns desses stakeholders podem ter muita influência nos restantes, podendo tornar a tua vida mais difícil caso as expectativas estejam desalinhadas.
Seguidamente, deves preparar bem a reunião, e que informação vais apresentar. Para uma reunião de Kick Off, recomendo os seguintes pontos:
- Objetivo do projeto
- Âmbito do projeto, de preferência referindo também o que está fora de âmbito
- Nome do gestor de projeto e nome do sponsor
- Equipa de projeto, e quais as responsabilidades de cada um deles
- Principais entregáveis e principais milestones do projeto
- Riscos já identificados
- Plano macro caso aplicável (na fase de iniciação muitas vezes ainda não existe um planeamento, nem mesmo de alto nível)
- Plano de comunicação, ou seja, como vão comunicar e com que frequência
Com todos os pontos referidos acima, estás em condições de construir a tua agenda para a reunião. Esta agenda deve ser incluída no convite para o Kick Off, com descrição do tempo disponível para cada tópico. Não te esqueças de deixar algum tempo no final da sessão para questões e para fazeres um discurso final de motivação.
Finalmente, envia o teu convite a todas as pessoas que deverão estar na reunião de Kick Off, e frisa que a sua presença é absolutamente necessária para um bom arranque do projeto. Envia um lembrete no dia antes para que ninguém se esqueça.
E durante a reunião?
No dia da reunião de Kick Off, certifica-te que a tua sala está livre e de que dispões de todo o material que necessitas. Por exemplo, se necessitas de um projetor ou de um flipchart, trata de os arranjar com alguma antecedência. Não deves nunca começar a tua reunião com atraso, nem passar uma imagem de desorganização. Teres tudo pronto a começar assim que todos cheguem demonstra respeito pelo tempo das outras pessoas.
Inicia o Kick Off com um tom de voz entusiástico, deves demonstrar energia e foco nos objetivos. Apresenta-te à equipa, e pede a cada um deles que também se apresente para que todos se passem a conhecer. Caso a equipa já se conheça, deixa-os falar um pouco no início da reunião, isso ajuda a criar coesão.
Segue com os pontos da tua agenda, mas lembra-te que nesta primeira reunião deves evitar entrar em grandes detalhes. A reunião de Kick Off deve ser mais alto nível, e deves guardar a discussão de detalhes para reuniões que precedem a de Kick Off.
Não te esqueças de ir já obtendo comprometimento da equipa relativamente aos principais milestones apresentados. É uma boa oportunidade para clarificar também qual a área de atuação de cada um dos elementos da equipa.
Finalmente, deves acabar com uma sessão de perguntas & respostas, é a altura ideal para o fazer. A equipa deve ver com bastante clareza o que deve ser atingido, não devem existir grandes disparidades de expectativas. Acaba a reunião com um agradecimento a todos pelo seu tempo, e também com uma mensagem positiva.
Depois do Kick Off, faz uma ata da reunião, e partilha com todos os intervenientes. Especial atenção para a ata caso existam ações a realizar por alguns membros da equipa. Estas ações devem sempre conter qual o responsável por esta, e uma data limite para a realizar.
A reunião de Kick Off é também o momento perfeito para mostrares liderança, aproveita-a ao máximo.
Deixo-te abaixo uma Checklist que podes utilizar ao preparar a tua reunião de Kick Off.
Antes da reunião
- Recolher informação do Project charter
- Iniciar planeamento do projeto (alto nível)
- Rever lições aprendidas de projetos similares
- Reunir com os principais stakeholders
- Preparar a agenda do Kick Off
- Solicitar aos stakeholders data e hora para a reunião
- Enviar convites via email
- Enviar lembrete um dia antes da reunião
Durante a reunião
- Chegar ao local da reunião cedo e certificares-te que tens tudo o que necessitas
- Começar a reunião a horas
- Seguir a agenda
- Recolher pontos de ação
- Realizar uma sessão de perguntas & respostas
- Anunciar quando é a próxima reunião, ou caso não exista data, marcar
Pós-reunião
- Preparar a ata da reunião
- Distribuir ata de reunião com pontos de ação a realizar
- Fazer follow-up dos pontos de ação
- Agendar novas reuniões de projeto
- Assim que tenhas um plano de projeto mais refinado, partilha-o sempre com a equipa
Por hoje é tudo, até à próxima