Quem já trabalhou numa equipa de projeto sabe quão difícil é realizar estimativas de esforço de tarefas. Pois é, enquanto seres humanos temos muita dificuldade em fazer estimativas do que quer que seja, acabamos por ter receio de dar um número ou muito baixo, o que nos vai obrigar a trabalhar aos fins-de-semana para o conseguir cumprir, ou muito alto, o que vai fazer o cliente do projeto nos dar um valente murro no estômago .

Todos querem estimativas precisas, mas a realidade é que isso custa tempo e dinheiro. É irracional exigir estimativas precisas durante uma reunião ou numa conversa de café. A mensagem que quero passar, é que para um gestor de projeto produzir estimativas precisas, necessita de se reunir com a equipa e definir muito bem as tarefas a realizar e qual a sua duração, e isso requer um investimento de tempo. Mas podes sossegar, ao iniciares um projeto, diria que não necessitas de fazer este tipo de estimativas, pelo menos na fase inicial. Hoje vou falar-te sobre três níveis de precisão de estimativas que podes utilizar nos teus projetos, cada um deles com um objetivo diferente.

Avaliação de uma iniciativa (Ballpark Estimate)

Esta é a estimativa com menos precisão, mas também a mais rápida de executar. Normalmente é realizada por alguém especialista que consegue por instinto dizer de uma forma macro qual a duração de um projeto, e consequentemente qual o seu custo. Este tipo de estimativas deve ser realizado de uma forma rápida, mas é necessário compreender que existe uma grande probabilidade de ter falhas consideráveis, por exemplo o projeto custar mais 90% do que tinhas inicialmente estimado. Este tipo de estimativas são ótimas para perceber se vale a pena avançar para uma estimativa mais precisa, ou se o projeto fica logo cancelado.

ROM (Rough order of magnitude)

Este tipo de estimativa continua a ter uma variância muito alta, ou seja, o custo real pode ser bastante mais alto (+75%). A grande diferença deste tipo de estimativa para a abordada no ponto acima (Ballpark Estimate), reside no facto de numa estimativa ROM existir uma consulta a projetos similares, permitindo aprender com situações passadas. Por exemplo, se para construir uma casa de 100m2 tive um custo de 100K, então para construir uma do dobro do tamanho posso fazer uma estimativa de 200K. Utilizando o mesmo exemplo, caso a construção da nova casa seja de 100m2, mas se estime que representa riscos maiores de construção, podemos aplicar uma estimativa 10% a 20% superior. Este tipo de estimativa pode ser utilizado numa fase inicial do projeto, por exemplo para a sua aprovação.

Estimativa detalhada

Este tipo de estimativa é a mais precisa, e é também conhecida como bottom-up estimate. Por ser a mais precisa é também a que demora mais tempo a produzir. Aqui são detalhadas as tarefas a realizar, quais as suas durações, precedências e que recursos vão ser necessários. Este tipo de estimativa será utilizada para efetuar o controlo do projeto, e de onde serão retirados os indicadores de custo e prazo que vão permitir fazer o seu seguimento. Deixo a nota para o facto de ser absolutamente necessário ter já um entendimento do que vai ser efetuado no projeto para ser possível realizar esta estimativa. Este trabalho é moroso e custa dinheiro, motivo pelo qual deve apenas ser feito após uma aprovação formal do projeto e após serem executados os dois tipos de estimativas acima.

Como posso fazer uma estimativa detalhada se não tenho a certeza do que vou fazer?

Bem vindo ao século XXI. Grande parte dos projetos arranca sem o cliente ter um entendimento global do que quer realizar. Este tipo de situações é particularmente verdade em projetos de software, onde existe uma grande probabilidade deste sofrer alterações ou de ainda não existir detalhe do que se pretende na íntegra. Nestes casos, deves optar por realizar uma estimativa por fases (rolling-wave planning).

Basicamente, vais acabar por realizar uma ROM para todo o projeto, já que ainda que não se tenha claro tudo o que se quer realizar, deve existir um budget ou milestones a cumprir. Com a ROM efetuada, deves estimar com mais detalhe a primeira fase do projeto (por exemplo análise). Essa estimativa detalhada deve ser encarada como um mini projeto, e serve para a equipa estar comprometida com o seu fecho. Após fechares a primeira fase, uma autorização para a segunda fase será necessária, sendo portanto fundamental realizar uma nova ROM para o que resta do projeto, e mais uma vez planear com detalhe a sua segunda fase. Nota que esta ROM será mais precisa que a da primeira fase, já que se espera que o âmbito do projeto esteja bem mais claro após ter decorrido algum tempo desde o seu início. Podem existir quantas fases forem necessárias até concluir com sucesso o projeto. Este tipo de técnica é muito semelhante ao que se faz em metodologias mais ágeis, como por exemplo SCRUM.

É necessário entender ainda que o planeamento por fases permite reduzir muito o risco para o cliente, já que lhe permite ao longo do projeto decidir se liberta ou não fundos para a sua continuação. Também tem a vantagem de possibilitar obter estimativas mais precisas do que a abordagem de planear tudo numa fase inicial.

Realizar estimativas é uma parte fundamental na vida de um gestor de projetos, e espero que estas técnicas te venham a ajudar num futuro próximo.

Por hoje é tudo, até à próxima